5 septembre 2022

LA RENTRÉE DES CLASSES, LA RENTRÉE DES AFFAIRES, LE RETOUR AUX RÉUNIONS ENNUYEUSES AUSSI ?

L'année scolaire a commencé, et tous les élèves ne sont pas aussi enthousiastes... et pour la plupart des gens, septembre est aussi le mois où l'agitation habituelle reprend après un été un peu plus calme.  Et les réunions sont de retour…

Comment se déroulent les réunions dans votre équipe ? S'agit-il de réunions intéressantes, où l'on apprend quelque chose de ses collègues, où il y a place pour un véritable dialogue et où des décisions importantes sont prises ? Ou bien s'agit-il de one-man-shows fastidieux avec un message qui aurait pu être envoyé dans un e-mail ? La moitié des participants s'endort-elle pendant que l'autre moitié regarde son téléphone portable ?

En tant que coach d'équipe, j'accompagne actuellement une équipe qui souhaite examiner de près ses réunions.  Et j'ai pensé que ce serait un sujet intéressant pour les lecteurs de ce blog. 

Une bonne réunion permet de s'assurer que l'équipe est/reste motivée et engagée dans les objectifs à atteindre.

Aujourd'hui, je partage 4 astuces pour renforcer la motivation et la connexion dans l'équipe pendant les réunions :

1.          Distinguez trois types d'activités différentes : le partage d'informations, le dialogue créatif et la prise de décision.  Essayez de maximiser le temps consacré au dialogue créatif, où l'équipe doit proposer des idées générées collectivement qui sont meilleures que celles qu'un individu aurait pu proposer seul, respectant ainsi l'effet d'équipe de 1+1=3.

2.          Éliminez les longs ordres du jour : éliminez tous les points qui ne concernent que quelques membres de l'équipe et sur lesquels ils peuvent tenir leurs propres sous-réunions.  Éliminez les échanges d'informations qui peuvent tout aussi bien se faire par e-mail ou par d'autres formes de conversation. Ne gardez que les éléments qui nécessitent la participation active de l'ensemble de l'équipe.  Cela permettra également à votre équipe de participer à la réunion avec toute sa tête et tout son cœur.

3.          Utilisez les check-in et check-out : impliquez tout le monde à un niveau personnel au début d'une réunion et, à la fin de la réunion, demandez à chacun de vous dire ce qu'il a retenu de la réunion et ce à quoi il s'est engagé.

4.          Clarifiez les points de l'ordre du jour introduits : faites en sorte que chaque personne qui introduit un point de l'ordre du jour clarifie pourquoi il a été introduit, quel est le résultat souhaité et la valeur ajoutée pour l'équipe, quel est le lien avec les autres points de l'ordre du jour et quelle est la prochaine étape du processus.

Si septembre est le nouveau janvier, c'est le moment des bonnes intentions, et si vous les mettez en pratique ? Tenez-moi au courant de vos progrès, et la prochaine fois, je vous donnerai des conseils pour accroître l'orientation vers les résultats et l'engagement dans vos réunions.  A bientôt !

PS : Je me suis inspire de ce qu’écrit Peter Hawkins dans son livrre "Leadership team coaching".