5 september 2022

BACK TO SCHOOL, BACK TO BUSINESS, OOK BACK TO BORING MEETINGS ?

Het schooljaar is van start gegaan, en niet alle leerlingen zijn daar even enthousiast over … en voor de meeste mensen is september ook de maand waarin de gewoonlijke drukte herneemt na een iets rustigere zomer.  En de meetings zijn dan ook helemaal terug van weggeweest.

Hoe verlopen de meetings bij u ? Zijn dat boeiende bijeenkomsten, waar je iets leert van je collega’s, waar ruimte is voor échte dialoog en waar belangrijke knopen worden doorgehakt ? Of zijn dat vervelende one man shows met een boodschap die ook gewoon in een e-mail had kunnen meegegeven worden ? Valt de helft van de deelnemers in slaap en gaat de andere helft aan het scrollen op zijn gsm ?

Als teamcoach begeleid ik op dit moment een team dat zijn meetings onder de loupe wil nemen.  En dat leek mij een interessant thema voor wel meer lezers van deze blog. 

Een goede meeting zorgt ervoor dat het team gemotiveerd en geëngageerd wordt/blijft voor de te bereiken doelen.

Vandaag deel ik alvast 4 tips om de motivatie en de verbinding in het team te versterken tijdens meetings :

• Maak een onderscheid tussen drie verschillende soorten activiteiten: informatie delen, creatieve dialoog en besluitvorming.  Probeer de tijd die wordt besteed aan creatieve dialoog te maximaliseren, waarbij het team met collectief gegenereerde ideeën moet komen die beter zijn dan wat een individu zelf had kunnen bedenken, en zo het teameffect van 1+1=3 waar te maken.
• Maak korte metten met lange agenda’s : schrap alle punten waarbij slechts een paar of enkele leden van het team betrokken zijn en waar zij hun eigen sub-vergadering kunnen over houden.  Verwijder het delen van informatie dat evengoed kan gebeuren via e-mail of andere vormen van conversatie. Houd alleen die punten over die de actieve betrokkenheid van het hele team nodig hebben.  Dit gaat er ook voor zorgen dat je team met zijn hele hoofd en hart bij de meeting is.
• Maak gebruik van check-ins en check-outs: betrek iedereen aan het begin van een vergadering op persoonlijk niveau en laat iedereen aan het eind van de vergadering vertellen  wat hij of zij heeft meegenomen uit de meeting en waartoe hij zich geëngageerd heeft.
• Verduidelijking van de ingebrachte agendapunten : laat iedereen die een agendapunt inbrengt verduidelijken waarom het is ingebracht, wat het gewenste resultaat en de toegevoegde waarde voor het team is, wat het verband is met andere agendapunten en wat de volgende stap in het proces is.

Als september het nieuwe januari is dan is het nu tijd voor goede voornemens, dus wat als je deze in de praktijk zou brengen ? hou mij op de hoogte van hoe het loopt, en volgende keer deel ik tips om de resultaatgerichtheid en het engagement in je meetings te verhogen.  Tot dan !

PS ik haalde mijn mosterd bij Peter Hawkins ‘Leadership team coaching’